Profil Singkat Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Pemerintah Provinsi Kepri

PPID  atau Pejabat Pengelola Informasi  dan Dokumentasi merupakan salah  satu  elemen penting  sesuai   amanat  Undang-Undang Nomor   14 Tahun 2008  tentang  Keterbukaan   Informasi   Publik.  PPID   sebagaimana amanat  Undang-undang tersebut  merupakan  pejabat  yang bertanggung jawab dibidang Pengelolaan Informasi  dan Dokumentasi. Dalam  melaksanakan   kegiatan,   PPID   Provinsi  Kepulauan   Riau selain  memberikan  pelayanan  permohonan informasi juga diharapkan dapat   berperan   dalam  mendorong  keterbukaan   informasi   di   Provinsi Kepulauan  Riau sesuai yang diharapkan  dalam Undang-undang tersebut. Sebagai  Badan  Publik,  Pemerintah  Provinsi Kepulauan  Riau telah membentuk PPID  beserta  dengan PPID  Pelaksana yang berada  di  setiap Satuan    Kerja   yang   ada   di    Provinsi   Kepulauan   Riau   dengan   Surat Keputusan  Gubernur  Nomor 621  Tahun 2022   tentang Pengelola Informasi dan Dokumentasi  Pemerintah  Provinsi Kepulauan  Riau Tahun  2022,  dan dalam melaksanakan  tugasnya  PPID  bertanggungjawab langsung kepada atasan PPID yaitu Sekretaris Daerah. Pemerintah  Provinsi Kepulauan Riau telah menetapkan  Peraturan Gubernur  Kepulauan  Riau  Nomor 76  Tahun  2017 tentang  Tata Kerja Pengelola  Layanan  Informasi  dan  Dokumentasi  di  Lingkungan Pemerintah  Provinsi Kepulauan  Riaudan  Surat  Keputusan  Gubernur Nomor 621  Tahun 2022 tentang  Pengelola Informasi  dan Dokumentasi Pemerintah  Provinsi Kepulauan  Riau Tahun  2022.


Tugas Pejabat Pengelola Informasi  dan  Dokumentasi (PPID)

a.    Menyusun  dan melaksanakan kebijakan layanan  Informasi  Publik;

b.    Menyusun  laporan  pelaksanaan kebijakan  layanan  Informasi  Publik;

c.    Mengoordinasikan dan mengonsolidasikan proses penyimpanan, pendokumentasian,  penyediaan,  dan pelayanan Informasi  Publik;

d.    Mengoordinasikan dan mengonsolidasikan pengumpulan dokumen Informasi  Publik dari  PPID  Pelaksana dan/ atau Petugas Pelayanan Informasi 

        di Badan Publik;                                                                                                                                                                              

e.    Melakukan verifikasi dokumen Informasi  Publik;

f.     Menentukan  Informasi  Publik yang dapat  diakses publik dan layak untuk dipublikasikan;

g.    Melakukan  pengujian  tentang  konsekuensi  atas  Informasi  Publik yang akan dikecualikan;

h.    Melakukan   pengelolaan,   pemeliharaan,   dan  pemutakhiran  Daftar Informasi  Publik;

i.     Menyediakan  Informasi  Publik secara efektif dan efisien agar mudah diakses oleh publik;  dan

j.     Melakukan  pembinaan,  pengawasan,  evaluasi,  dan monitoring atas pelaksanaan kebijakan  teknis Informasi  Publik yang dilakukan  oleh

       PPID Pelaksana dan / atau Petugas Pelayanan Informasi;                                                                                                                                                                                        


Fungsi Pejabat Pengelola Informasi  dan  Dokumentasi (PPID)

1.  Pelayanan informasi.

2.  Penataan  dan  Penyimpanan  Informasi  Publik  yang  diperoleh  dari seluruh OPD di pemerintahan  Provinsi Kepulauan  Riau.


Visi dan  Misi Pejabat Pengelola  Informasi  dan  Dokumentasi (PPID)

•    VISI   :        Terwujudnya   Pelayanan   Informasi   yang  Transparan   dan Akuntabel Untuk Menghasilkan Layanan Informasi dan Dokumentasi yang

                         berkualitas;  

•    MISI  :        1.  Meningkatkan   Layanan   Informasi  yang  cepat,   mudah  dan murah;

                         2.  Meningkatkan   pengelolaan  dan  pelayanan  informasi yang berkualitas,  benar dan bertanggung jawab;

                         3.  Meningkatkan     dan    mengembangkan    kompetensi    dan kualitas SDM dalam bidang pelayanan informasi;  

                         4.  Mewujudkan   Keterbukaan   Informasi   Pemerintah  Provinsi Kepulauan  Riau dengan  Proses yang  Cepat,  Tepat,  Mudah dan Sederhana.


Struktur Organisasi PPID


Sistem Pelayanan Informasi  Publik

•     Front  Office
       Melayani secara  langsung baik melalui tatap  muka maupun  melalui media lainnya (surat,  telepon,  email)

•     Back Office
       Pelayanan   tindak   lanjut    terhadap   permohonan   informasi    yang diterima

•     Waktu  Pelayanan Informasi
       Dalam  memberikan   layanan   informasi  kepada  pemohon  informasi PPID   menetapkan  waktu  pelayanan  pada  hari  kerja,   mulai   Senin
       sampai  dengan Jumat sebagai  berikut :

       1.  Senin - Kamis
            Pukul 08.00 WIB - 16.00  WIB
            Istirahat  Pukul 12.00  WIB - 13.00  WIB

      2.  Jumat
           Pukul 08.00 WIB - 15.00  WIB
           Istirahat  Pukul 11.30  WIB - 13.00  WIB


Biaya

Dalam melayani dan menyediakan informasi publik PPID tidak memungut     biaya     (gratis),      sedangkan    untuk     penggandaan
dibebankan kepada pemohon informasi. 


Sarana  dan Prasarana
a)   Gedung Pelayanan PPID;
b)   Buku Tamu Elektronik;
c)   Ruangan Front Office;
d)   Ruangan Back Office;
e)   Ruang Tunggu;
f)    Server;
g)    Aplikasi;
h)    Ruang Rapat;
i)     Media Sosial.


                                                             Gambar 8.a Gedung Pelayanan PPID




                                                          Garnbar 8. b Buku  Tamu Elektronik



                                                               Gambar 8.c  Front Office